Manual CRM Odoo — Operativa Smart Padel v1.0

Objetivo: que cualquier empleado pueda trabajar en el CRM sin ambigüedad. Esta guía describe responsables, etapas, pestañas, automatizaciones, reglas de comunicación y tareas diarias.

1) Principios operativos

• Todo ocurre desde la tarjeta del CRM: emails, llamadas, notas y actividades.
• WhatsApp prohibido. Llamadas solo con Ringover desde la tarjeta.
• Checklists obligatorias: no se avanza de pestaña/etapa sin tenerlas completas.
• Cambio de etapa requiere permiso de Victor Caballero aunque Odoo lo permita técnicamente.
• Si necesitas algo de un compañero, crea una Actividad desde la tarjeta.

2) Roles y responsables

• Comerciales: Víctor, Lou, Álvaro.
• Soporte: David, Xan
• Backup de Xan: será David cuando esté listo. De momento, Xan es insustituible.

Responsable por etapa

Etapa

Responsable

3) Flujo de etapas y criterios de paso

Las etapas están bloqueadas por norma interna. Solo se avanza con checklists completas y autorización de Víctor Caballero directo.

3.1 Nuevo lead

• Entrada: formulario web o creación manual.
• Acciones clave: completar datos mínimos, crear primera actividad de seguimiento, registrar fuente.
• Salida: envío de presupuesto → Lead comprometido.

3.2 Lead comprometido

• Acciones: seguimiento del presupuesto, agendar demo si aplica, documentar todo en Chatter.
• Salida: firma → Contrato firmado; o descalificación futura → Perdido.

3.3 Contrato firmado

• Acciones: verificación de datos de cliente.
• Automatización: al detectarse la firma, mueve a Onboarding.
• Email: Fase 0 al pasar a Onboarding. Destinatario: cliente (idioma = partner.lang). 

3.4 Onboarding (Responsable: Comercial)

• Checklist: todas las casillas deben marcarse.
• Salida: con checklist completa y autorización → Documentación.
• Email: Fase 1 al pasar a Documentación.
• Automatización: al aceptar el presupuesto → se genera automáticamente el Pedido de venta.
• Acciones
  • Caso 1: Pagos online
    • Generación automática de factura.
    • El pedido solo se da por válido cuando el pago online se confirma en Odoo.
  • Caso 2: Pagos por transferencia
    • Generación manual de factura por parte de Administración.
    • Obligación de conciliar el pago antes de continuar.
• Regla general:
  El pedido se considera confirmado y listo para avanzar únicamente cuando ambos pagos (hardware + software), estén registrados/conciliados en Odoo.

3.5 Documentación (Responsable: Soporte)

• Entrada: Factura validada en Odoo.
• Acciones:
  • El Comercial confirma checklist completo y da la orden formal a Logistica.
  • • UE: se puede despachar equipo y luego enviar factura al cliente.
  • • Fuera de UE: la factura validada debe acompañar al envío para pasar aduanas.
  • Administración/Soporte asignan transporte en Odoo (transportista, Tracking ID).
  • Registrar Tracking ID en la pestaña correspondiente de CRM.
• Regla:
  • Ningún equipo se envía sin orden explícita del Comercial.
  • En internacional, la factura es imprescindible para la aduana.
• Salida: Equipo enviado → pasa al siguiente paso (3.6 Envío de factura con matiz UE/extra-UE
• • Obligatorio: rellenar Tracking ID (URL) y URL de documentación en cuanto existan.
  • Checklist: todas las casillas deben marcarse.
  • Salida: checklist completa + autorización → Equipo por configurar.

3.6 Equipo por configurar (Responsable: Soporte)

• Automatización: creación de Actividad a Xan con título estándar; Xan queda como seguidor automático.
• Salida: configuración lista → Puesta en marcha.
• Email: Fase 2 al pasar a Puesta en marcha.

3.7 Puesta en marcha (Responsable: Soporte)

• Pestaña dividida en dos zonas:
• • Izquierda (editable): Información a rellenar por SP.
  • Derecha (automática): Información que viene de BBDD por suscripción vía automatización de Xan.
• Salida: checklist completa + autorización → En Progreso.
• Email: Fase 3 al pasar a En Progreso.

3.8 En Progreso

• Responsable: Pendiente de definir.
• Uso: operación habitual del cliente. Toda comunicación sigue en la tarjeta.

3.9 Perdido

• Quién lo marca: solo Comercial.

Nota: no se puede dar de baja hasta que exista proceso de baja definido.

4) Pestañas del CRM

4.1 Datos del cliente

• Se rellena automáticamente.

4.2 Onboarding

• Responsable: Comercial.
• Contenido: casillas de verificación internas. Todas obligatorias.

4.3 Documentación

• Responsable: Soporte.
• Obligatorio: Tracking ID (URL) y URL de documentación.
• Regla: introducir las URLs en cuanto se disponga de ellas.

4.4 Puesta en marcha

Zona izquierda — Información a rellenar por SP (editable)

• Número Instalación ( solo cuando haya sido instalado )
• Productos adicionales
• Fecha Instalación
• Fecha Baja
• Plataforma de reservas
• TenantID

Zona derecha — Información automática desde BBDD (no editable)

• Número de Pistas ( solo cuando el club se instala )
• Número de Accesos
• Versión Software
• UID Smart Padel
• Fecha y hora de corte
• Bearer Token

Origen: sale.subscription mediante automatización de Xan.

4.5 Vending y Domótica

• Estructura idéntica a Puesta en marcha:
• • Izquierda: datos a rellenar por Comercial/Soporte.
  • Derecha: datos automáticos desde BBDD.

4.6 Notas internas

Solo para comunicación entre compañeros y handovers. El cliente no ve estas notas.

5) Comunicación y actividades

• Chatter de la tarjeta para todo lo escrito.
• Llamadas: abrir Ringtone al inicio de la jornada; las llamadas se realizan pulsando en el teléfono del contacto desde la tarjeta. Quedan registradas por Ringover.
• Para pedir algo a un compañero: crear Actividad asignada desde la tarjeta con vencimiento realista.
• Actividad automática a Xan: se crea al entrar en Equipo por configurar. Xan queda como seguidor.

6) Automatizaciones vigentes

• Movimiento de etapa por firma.
• Movimiento de etapa por pago.
• Emails automáticos Fase 0–3 al cambiar de etapa correspondiente. Destinatario: cliente. Idioma: partner.lang.
• Actividad a Xan en Equipo por configurar.
• Limpieza de campos no usados.
• Pestañas: Onboarding, Documentación, Puesta en marcha, Vending, Domótica.

Nota: el detalle técnico (acciones del servidor, dominios, triggers) no es necesario para el usuario final. La configuración completa reside en Odoo.

7) Permisos y visibilidad

• Cualquier trabajador puede crear/editar/borrar leads y cambiar etapas.
• Visibilidad de presupuestos/ventas/alquileres y márgenes: pendiente de definir.
• Norma interna: no cambiar etapas sin checklist completa y autorización del CEO.

8) Tareas diarias por rol

Comercial

1. Revisar Nuevo lead y Lead comprometido al inicio del día.
2. Enviar presupuesto y agendar demo cuando aplique.
3. Completar checklist de Onboarding.
4. Registrar toda comunicación en el Chatter. Llamadas por Ringover.
5. Mover etapas solo cuando checklist completa y con autorización.
6. No marcar Perdido hasta que exista el proceso de baja.

Soporte

1. Revisar Documentación y completar los requisitos. Incluir Tracking ID y URL documentación.
2. En Equipo por configurar, atender la actividad de Xan y completar checklist.
3. En Puesta en marcha, rellenar la zona izquierda y verificar la zona derecha traída desde BBDD.
4. Registrar todo en el Chatter.

9) Adjuntos y enlaces

• Tracking ID (URL) y URL de documentación se introducen en la pestaña Documentación en sus campos específicos.
• Nombrado recomendado para otros documentos: CLUB_YYYYMMDD_tipo_documento.pdf.

10) Preguntas frecuentes

• ¿Puedo escribir por WhatsApp? No.
• ¿Puedo avanzar de etapa si falta una casilla? No.
• ¿Quién puede marcar “Perdido”? Solo Comercial.
• ¿Cómo se registran las llamadas? Con Ringover desde la tarjeta; iniciar Ringtone al comenzar.

11) Pendientes de decisión

• SLAs por etapa.
• Responsable final de En Progreso.
• Proceso de baja y motivos cerrados de Perdido.
• Visibilidad de márgenes y acceso financiero por rol.
• Formalizar backup de Xan.

12) Glosario

• Checklist: lista de casillas obligatorias de una pestaña/etapa.
• BBDD: datos sincronizados automáticos desde suscripción.
• Tracking ID: URL de seguimiento de envío de hardware.
• Ringtone: softphone de Ringover para llamadas desde Odoo